Kuinka järjestää tehokas konferenssi

Konferenssi on tieteellisessä ja yritysympäristössä yksi tehokkaimmista viestintätavoista. Tällaisen tapahtuman avulla voit tehdä yhteenvedon kiinnostavista aiheista kertyneestä kokemuksesta, tutustua alan uuteen kehitykseen, luoda mielenkiintoisia suhteita. Konferenssi on yleensä luonteeltaan laajamittainen, joten se vaatii huolellista valmistelua.

Tarvitset

• - tilat;

• - mikrofoni;

• - videoprojektori;

• - paperitavarat;

• - vesi ja välipalat.

Käyttöohje

1

Tee konferenssisuunnitelma. Sen tulisi sisältää tavoitteet ja päämäärät, raporttien aikataulu, osallistujien lukumäärä, tarvittavat materiaaliset ja tekniset resurssit, arvio tapahtumasta.

2

Päätä konferenssin paikasta ja ajasta. Valitse tilava huone, johon mahtuu suuri määrä vieraita. Selvitä etukäteen, onko tässä huoneessa mahdollista kytkeä tarvittavat laitteet. Aika tulee muista ottaa huomioon osallistujien edut ja työllisyys. Esimerkiksi perjantai-iltana suunniteltu opiskelijakonferenssi voi aiheuttaa erittäin kielteisen asenteen, koska nuoret ovat tottuneet lepäämään tai menemään kotiin tällä hetkellä.

3

Opi yksityiskohtaisesti konferenssin aihe. Tämä on tarpeen raporttien tarkoituksenmukaisuuden ja tieteellisen merkityksen määrittämiseksi. Jotta konferenssista tulisi dynaamista ja ei tylsää, ota huomioon teräviä, vähän tutkittuja ja kiistanalaisia ​​aiheita. Pyydä puhujia muotoilemaan näkemyksensä valituista aiheista.

4

Tee aikataulu puhujaesittelyistä. Osoita 30–40% ajasta itse raporteille ja vie loput keskusteluun. Se on vilkas ja mielenkiintoinen keskustelu, joka tekee konferenssista tehokkaan. Laaditaan asetus siten, että yksi ongelma virtaa loogisesti seuraavaan ja siitä tulee keskustelun aihe.

5

Pidä huolta materiaalisesta ja teknisestä pohjasta. Tarvitset ehkä interaktiivisen taulun, projektorin näytöllä, tietokoneen, mikrofonin, fläppitaulun, jossa on repiä arkkeja, paperitavarat. Kun valmistaudut konferenssiin, tarkista etukäteen äänentoisto, videolaitteiden toiminta. Laita osallistujille taulukoihin kansiot, joissa on tapahtuman suunnitelma ja raporttien päätiedot.

6

Ilmoita konferenssin osallistujille ja vieraille tulevasta tapahtumasta. Kaiuttimien on suoritettava pakollinen ennakkorekisteröintimenettely. Jos konferenssi on riittävän suuri, älä unohda kutsua lehdistön edustajia ja valokuvaajia.

Hyödyllisiä neuvoja

Jos konferenssi kestää tarpeeksi kauan, ajatelkaa juomia ja ruokia. Voit laittaa vesipulloja pöydälle jokaiselle osallistujalle. Tauon aikana asiakkaat voivat nauttia kuumia juomia ja buffet-tyylisiä välipaloja.